一：會(huì )議資料準備

     1：會(huì )議資料：由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會(huì )務(wù)組要求根據參會(huì )人數印刷。

     2：會(huì )議資料（主辦單位提供）

     3：領(lǐng)導發(fā)言稿（主辦單位提供）

     4：《報到冊》、《會(huì )議指南》、《會(huì )議日程》、參會(huì )者到達消息。

     5：項目執行情況資料（主辦單位提供）

     6：展板所屬圖片（主辦單位提供）

     7：廣告牌設計稿

     8：歡迎布標、會(huì )議室布標

     9：會(huì )議禮品（按參會(huì )人數準備）

    10：會(huì )議代表證

    11：會(huì )議用餐券

    二：設備及設施準備

     1：投影儀、多媒體電腦一臺

    2：廣告牌按設計稿制作好，根據要求準備

    3：會(huì )議室一間（根據入會(huì )人數)

    4：車(chē)輛準備

    5：麥克風(fēng)3只

    6：訂制領(lǐng)導座次牌（名單由主辦單位提供）

    7：會(huì )議形式：座談及課桌形式

    8：照相機一臺

    9：攝影機一臺、由專(zhuān)業(yè)人員操作

    三：會(huì )前準備工作程序

     1：根據會(huì )務(wù)組要求，代表報到前兩天，會(huì )議室會(huì )場(chǎng)布置(或分組討論)（會(huì )標、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務(wù)員安排）按部落實(shí)到位。

     2：據酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達的會(huì )務(wù)組人員協(xié)商確定會(huì )務(wù)組房間，選定領(lǐng)導、專(zhuān)家及主要代表入住的樓層、房間類(lèi)型、房號、需要放置的水果種類(lèi)及特殊安全保衛工作。

    3：提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛生，桌椅擺設、餐具的完好程度，再次落實(shí)菜單及服務(wù)到位情況。

    4：提前兩天完成會(huì )議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌、商家展板及宣傳設備的擺設位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會(huì )間攝影、攝像設備，人員的準備。

    5：與酒店保安部組成會(huì )議安全組，在會(huì )議期間加強門(mén)衛、樓層行查，杜絕安全隱患的發(fā)生。

    6：在大堂、樓層、餐廳、會(huì )議是、電梯等處帖上會(huì )議指示箭頭。

     四：會(huì )議其它費用開(kāi)支預算

     1：代表證：1-3元/張

     2：廣告牌：萬(wàn)通板，1米X2米板17元/塊；會(huì )議室主席臺背景1.9米X5.7米，需用萬(wàn)通板6板；徽標、刻字按字數、尺寸、顏色收費、制作費約500元左右

     3：展板：根據主辦方要求，由我方代辦，費用按時(shí)結算。

     4：臨時(shí)用車(chē)：別克商務(wù)車(chē)（900元/天），現在瑞風(fēng)商務(wù)車(chē)（700元/天），桑塔那（450元/天），11座金杯車(chē)（500元/天）

     5：宴會(huì )標準（由貴公司訂標準）

     6：水果

     7：紀念品

     8：資料打印、復印

     9：照相、攝像

     10：其它

     五：會(huì )場(chǎng)布置

     1：布標

     2：按會(huì )議規定的擺防形式及要求布置好會(huì )場(chǎng)

     3：設立會(huì )務(wù)人員發(fā)放會(huì )議用品及文件

     4：確定會(huì )場(chǎng)攝影點(diǎn)和時(shí)間

     六：人員安排

     1：根據會(huì )議人數需求安排會(huì )務(wù)接待小組、如住房登記員，財務(wù)人員，票務(wù)，考察咨詢(xún)，引導人員（至房間、餐廳、電梯、會(huì )議室）

     2：會(huì )議全程督導人員，負責落實(shí)會(huì )議室布置、茶水供應及服務(wù)

     3：攝影組：根據會(huì )議需求安排攝影人員

     4：車(chē)輛小組：根據會(huì )議實(shí)到人數，落實(shí)車(chē)況好、駕駛技術(shù)好的配套車(chē)輛。此小組負責會(huì )議臨時(shí)接待服務(wù)工作。如：專(zhuān)家、領(lǐng)導臨時(shí)出行，就餐、會(huì )見(jiàn)等活動(dòng)的車(chē)輛。

     5：旅游接待小組：根據參加考察人數安排每車(chē)一位優(yōu)秀導游，負責代表的服務(wù)

     6：生活小組：此小組負責會(huì )議用餐的時(shí)間、人數及相關(guān)的一些服務(wù)，確保代表會(huì )議期間的生活服務(wù)

     七：發(fā)票的開(kāi)據

    在會(huì )議前通知上注明由我方承辦、會(huì )議期間我方根據代表需要，開(kāi)具正式發(fā)票及酒店的住宿發(fā)票。

     八：會(huì )議接站

     1：會(huì )議報到當天，安排全天候接站，機場(chǎng)設立兩塊醒目接站牌，一塊設在正門(mén)出站口，一塊設在提取行李出口處?；疖?chē)站設一塊醒目接站牌。

    2：人員及車(chē)輛安排

    1）：人員：機場(chǎng)設1-2人、（領(lǐng)導、專(zhuān)家除外）

    2）：接站車(chē)輛：根據會(huì )務(wù)組要求派車(chē)

    3）：領(lǐng)導、專(zhuān)家由會(huì )務(wù)組統一安排，根據航班、車(chē)次，派專(zhuān)人專(zhuān)車(chē)接送，需要送花、護照的提前安排，保證準確安全接待。

     九：會(huì )議報到

     1：在酒店大堂設“報到處”、“收費處”、“考察咨詢(xún)處”、“票務(wù)處”

     2：報到登記時(shí)，填寫(xiě)姓名、單位、職務(wù)、身份證號碼、通訊地址、電話(huà)、收費金額、入住金額、入住天數、房間號、考察線(xiàn)路等。

     3：提醒代表貴重品免費寄存總臺、保管好個(gè)人財物，耐心、細致地解說(shuō)會(huì )議報到須知及有關(guān)事宜，及時(shí)妥善處理好代表要求。

     4：根據會(huì )務(wù)組要求傳達通知、指示，準確發(fā)放會(huì )議資料、紀念品、餐券、考察乘車(chē)券

     5：代表報到后，由行李員引導入住，同時(shí)辦理行李寄存

     6：當天打印會(huì )議通訊錄并與會(huì )務(wù)老師校對，及時(shí)發(fā)給代表

     7）：會(huì )務(wù)組24小時(shí)有專(zhuān)職會(huì )議，隨時(shí)接待安排參會(huì )代表

    十：會(huì )議期間

     1：要求酒店落實(shí)叫早服務(wù)

     2：準確統計用餐人數并安排代表用餐，及時(shí)解決會(huì )議期間臨時(shí)發(fā)生的問(wèn)題，確保會(huì )議正常進(jìn)行

     3：會(huì )議室布置情況落實(shí)

     4：安排好旅游選種、落實(shí)返程機、車(chē)票的登記

     5：及時(shí)統計票務(wù)預訂情況、考察人數、行程立即同旅行社計調反饋

     6：與酒店 公司財務(wù)人員協(xié)調好票據的開(kāi)取

     7：準備統計返程的人數、時(shí)間、日期、確定代表返程

    十一：會(huì )議考察

      1、代表的安全問(wèn)題

      1）、考察期間為每位代表辦理10萬(wàn)元的人身保險。

      2）、考察的整個(gè)行程中，我方派人員全程陪同、確?？疾祉樌M(jìn)行。

      3）、要求每個(gè)環(huán)節的接待人員做到嚴格的保密制度、確保代表的人身安全。

      4）、我中心承諾確保代表返程機、車(chē)票，并根據返程時(shí)間及方向分批送行，取保順利返程

      十二：會(huì )議結束工作

       1：會(huì )議結算

       1）：我方向會(huì )務(wù)給出書(shū)面報告，交會(huì )務(wù)組審核。并列《會(huì )議結算清單》，包括此會(huì )議的實(shí)際人數、天數、實(shí)際用餐人數、用餐標準、考察人數及會(huì )議期間其它費用開(kāi)支，我方承諾快捷、準確無(wú)誤

      2）：向會(huì )務(wù)組提供所需發(fā)票

      3）：返還會(huì )務(wù)組附加的會(huì )議利潤

      4）：我方本著(zhù)多年的辦公經(jīng)驗，為會(huì )務(wù)組在各項費用開(kāi)支中，爭取最大的利益

     2：會(huì )議返程

      1）：我方根據代表返程機、車(chē)票時(shí)間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程

      2）：我方可根據會(huì )務(wù)組需要派專(zhuān)人、專(zhuān)車(chē)、提供滿(mǎn)意的送站服務(wù)，并向會(huì )務(wù)組贈送精美禮品

      3）：我方向代表全面征求意見(jiàn)，了解此會(huì )議的滿(mǎn)意程度，并向會(huì )務(wù)組反饋